Análisis de actividades: ¿Qué tan bien haces lo que debes hacer?

Análisis de actividades: ¿Qué tan bien haces lo que debes hacer?

En muchas ocasiones, el éxito de una organización depende de la capacidad operativa de quienes la dirigen. Delimitar aquello que se debe hacer es una tarea básica que determinará el futuro de la compañía y para ello, necesariamente tendrá que implementarse un análisis de actividades.

Un análisis de actividades sirve para encontrar todas las actividades clave que deben hacerse en una compañía para cumplir con estos 4 aspectos:

1. Ejecutar el modelo de negocio

2. Cumplir y realizar la visión del negocio

3. Supervisar el desempeño

4. Construir un organigrama

Es una herramienta estándar que todas las empresas que están despegando deben utilizar. Se trata de generar y priorizar actividades, y eso hace a través de una consultoría de procesos.

Para Jorge González Gasque, director general de G2 Consultores, todo parte de dos preguntas básicas: “¿Cuáles son las actividades importantes que tiene que hacer una organización para desarrollar su propósito?” y “¿Cómo llegamos a la abstracción de cuáles son esas actividades importantes?”

A grandes rasgos, consiste en describir las actividades importantes, darle forma a la estructura de la empresa para realizar esas actividades prioritarias y después delegar la responsabilidad de realizarla e implementarlas.

Un primer paso es analizar lo que la empresa hace hoy en día y comparar ese antecedente con lo que debería estar haciendo, y si tiene que ver con la visión de la empresa y el plan de negocios. Toda esta información deberá consignarse por escrito en un plan.

“Digamos que tienes la visión de abrir 100 restaurantes, entonces tendrías que tener a alguien cuya actividad sea buscar lugares propicios para poner uno” ejemplificó González Gasque, “Un análisis de actividades te dice lo que se hace, y siguiendo con el ejemplo del restaurante, sería comprar alimentos, prepararlos, servir, etc., pero también deberías estar desarrollando nuevas actividades de acuerdo a tus metas como negocio”, agregó.

Otro aspecto a tener en cuenta es el modelo de negocios. Si, por ejemplo, tu modelo contempla tener clientes recurrentes, entonces necesitas desarrollar y administrar un programa de lealtad y de relacionamiento con los clientes. O si, por ejemplo, vendes publicidad, entonces debes tener a una persona prospectando nuevos clientes todo el tiempo y atendiendo a los que ya existen.

La meta es tener los elementos para desarrollar las actividades necesarias desde la perspectiva del modelo de negocios.

El desempeño del negocio será el indicador de qué tan bien o mal funcionan las cosas. Por ejemplo, si al evaluar tu negocio observas que la competencia vende más que tú en un mercado similar, entonces es síntoma de que algo no estás haciendo como deberías, por lo que deberás encontrar cuáles actividades clave te hacen falta y a partir de eso construir un organigrama con roles dedicados a cumplir las necesidades y objetivos de la empresa.

Analizar y definir el proceso de negocio de una compañía o empresa es un paso crucial que les permitirá a los miembros comprender cómo opera la organización y dónde o en qué necesitan implementar mejoras.

El simple ejercicio de definir procesos obliga a la compañía a formular y establecer una terminología que todos los miembros de la organización conozcan y entiendan, así como también objetivos y expectativas en común, eliminando los malentendidos.

Está bien recibir ayuda, en especial si es de los profesionales en el área. Las consultorías pueden ayudar a definir, priorizar, integrar y optimizar los procesos productivos de su empresa según la industria.

En G2 Consultores, te ayudamos a entender los perfiles, procesos, objetivos y la manera más adecuada de medirlos. Contáctate con nosotros y permítenos apoyarte en la creación o actualización de tu estrategia de organización y procesos.

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