Uno de los pasos que debería de realizar una startup está relacionada con la gestión de los procesos. Sin embargo, la naturaleza de la misma la obliga a enfocarse en otro tipo de prioridades como en desarrollar su producto o servicio, salir a venderlo, levantar capital. Sin embargo, cuando la empresa se forma orgánicamente es poco típico que lo haga con una estructura ya establecida. De hecho, la necesidad es la que le dicta a la compañía que requiere de generar procesos para poder crecer saludable y ordenadamente.
Debido a que las organizaciones se basan en desarrollar actividades, éstas se deberían de agrupar para generar procesos, los que, a su vez, actúan entre si para hacer funcionar toda tu organización. No te dejes llevar por la inercia, comienza a identificar los procesos necesarios para entregar el producto o servicio a tu cliente. Aunque parezca sencillo, no lo tomes a la ligera, no lo es. Existen una cantidad de actividades que poseen las organizaciones y por falta de definición no se hacen o terminan haciéndose mal porque no hay claridad: ¿Qué se hace?, ¿quién lo hace? y ¿cómo lo hace? Para ello te dejamos las siguientes recomendaciones:
Si eres una startup cuyo equipo está compuesto por funders, es importante definir roles claros y, en caso de no contar con la persona que cuente con las habilidades para la ejecución de ciertas funciones específicas, deberán decidir quién lo realizará o si es momento de contratar a alguien. Si tu equipo de trabajo, por el contrario, cuenta con más personas, será indispensable hacer un organigrama en donde queden definidas la áreas, funciones, responsables y objetivos de cada una de ellas.
No incluyas un número elevado de actividades en un solo proceso, será excesivo y difícil de procesar. Por el contrario, no incluyas un pequeño número de actividades que resulten en un número excesivo de procesos que sean difíciles de controlar. Tampoco impliques muchos departamentos en cada proceso, menos cuando la toma de decisiones recaiga en dos personas con el mismo nivel jerárquico. En caso de llegar a una discrepancia será complicado que agilicen las gestiones. Y, finalmente, todos deberán de participar.
Genera procesos de medición que te proporcionen información de cómo se están desarrollando los procesos que definiste. Los KPI’s (Key Performance Indicator) deberán definirse con base en lo que quieras medir de tu compañía. Ya que, como sabemos, se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto.
La finalidad es poder contar con una visión global de lo que hace nuestra organización, y con la posterior intención de establecer sistemáticas que nos midan aquello que hemos identificado como procesos. Por último, no debemos dejar escapar un detalle fundamental de nuestro primer mapa de procesos: tanto el inicio como el final son el cliente, es decir, todo lo que hacemos los hacemos por ellos.