Cómo dar y recibir un feedback constructivo en el equipo de trabajo
Es natural que las personas busquen brindar continuamente retroalimentación en diferentes circunstancias y contextos, ya sea utilizando un lenguaje verbal, escrito o mediante gestos, para comunicar y retroalimentar puntos de mejora; este artículo será de ayuda si buscas optimizar las técnicas habituales para dar y recibir un feedback a partir de 4 preguntas básicas:
- ¿Cuándo es el momento más oportuno?
Si bien, pareciera difícil encontrar el momento idóneo para brindar o buscar un feedback, te compartimos que el momento perfecto es cuando te venga en mente la idea de que hay oportunidades de mejora en la otra persona, o a su vez, si te sientes perdido respecto a tu desempeño laboral. Un ejemplo podría ser después de una presentación que se hizo con un cliente o con el jefe. No dejes pasar tiempo, ya que sólo logrará complejizar soluciones que pudieron ser sencillas, de ser abordadas oportunamente.
- ¿Qué hacer si la persona que recibe el mensaje no responde favorablemente?
Puede suceder que la persona no sea receptiva con el mensaje y muestre desacuerdo ya sea de forma verbal, o implícita a través de gestos de incomodidad, inconformidad o molestia. Una vez detectado alguna manifestación de lenguaje negativo, detén la retroalimentación, indaga con alguna pregunta, o indica a la persona que percibes su desacuerdo, y dialoguen para regresar a un ambiente positivo. Si posterior a 10 minutos la persona no muestra interés, será mejor reagendar, haciendo entender a la persona el objetivo y la importancia del feedback.
- ¿Cómo identificar que tu feedback fue entendido?
Las personas pueden interpretar de una forma diferente el mensaje que intentas comunicar, por esta razón es muy importante cerciorarse que el mismo fue comprendido correctamente. Buscar al final de la conversación que la persona que recibe el feedback comunique los acuerdos a los que llegaron, funciona para conocer que lo comprendido está en la misma línea de lo comunicado, en caso de identificar que no fue así, será necesario reforzar la idea, para que el feedback pueda ser considerado exitoso.
- ¿Qué puntos son esenciales abordar en una sesión de feedback?
- Comienza con un ¡Gracias!, iniciar el feedback con esta poderosa palabra sienta bases de cordialidad, para que la otra persona se mantenga receptiva y sienta que lo estás escuchando, y que ese tiempo será una buena inversión de la que ambas partes saldrán beneficiados.
- Evita interrupciones: recuerda que debe ser un espacio donde los involucrados tengan un ambiente que no distraiga su atención. Requieres la mayor concentración para recabar información e hilar la comunicación, de lo contrario, se perderá el enfoque.
- Mantente receptivo: entender que nuestros pensamientos e ideas no siempre tendrán la razón, es el primer paso para ser receptivo, el ser empático en el cómo las demás personas ven o sienten las situaciones diferentes a ti, te brindará un aprendizaje que valdrá la pena.
- No satanices el error: todos cometemos errores, de ellos aprendemos y podemos desarrollar nuevas habilidades. En caso detectar un error, es importante reconocerlo, tanto para que quien da, como para quien recibe la retroalimentación, y a su vez puedan encontrar una solución en conjunto.
- Siempre ten preguntas: el feedback no es un espacio con el único fin de dar un mensaje y esperar que el receptor lo interprete de forma correcta. Para que exista una interacción productiva, realiza preguntas. Por ejemplo: ¿Qué crees que podría hacer para tener mejores resultados respecto a determinado tema? ¿Cómo puedo ayudarte? ¿Qué obstáculos encuentras para pensar en conjunto propuestas que te ayuden a superar determinada barrera?
- Recuerda, nada es personal: el punto más relevante para lograr un feedback positivo es entender que nadie buscará provocar un mal o minimizar el trabajo de los demás. Si bien, hay temas que pueden resultar incómodos, por su enfoque directo, debemos recordar que es una actividad que busca ser constructiva y generar un impacto favorable a la empresa.
- Da seguimiento: la clave para que el feedback tenga una respuesta y cambio positivo, es importante dar continuidad a la persona para identificar que siguen en la misma sintonía, sintiendo el respaldo para lograr una mejora continua.
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10 señales que demuestran que tu equipo no te está ayudando
Todos sabemos que un buen trabajo en equipo nos permite dividir las tareas de manera adecuada y que los resultados positivos se multiplican. Como dicta una de las leyes universales de Newton: “La unidad es la variedad, y la variedad en la unidad es la ley suprema del universo”. Y es que a medida que las compañías empiezan a crecer, se enfrentan con más frecuencia a problemas de organización que devienen, muchas veces, en la incapacidad para desarrollar una metodología adecuada para la asignación de actividades. Es decir, ¿cómo sabes si la gente de la que te rodeas en lugar de darle solidez e integración a tu empresa, no te está poniendo el pie?
A continuación te presentamos 10 señales básicas que te harán cuestionarte si la gente con la que trabajas es la indicada:
- Como lo mencionamos en nuestra entrada sobre dirección solar, delegar tareas y no responsabilidades es uno de los síntomas más claros de que tu equipo no está funcionando. Si tu personal es incapaz de tomar decisiones por cuenta propia y todos los problemas los direcciona hacia ti, ¡cuidado!, trabajarás el doble.
- Las juntas lejos de ofrecer soluciones provocan más juntas. Probablemente esto se deba a que nadie tiene una asignación clara dentro de la compañía y por lo tanto no hay tareas definidas.
- Algunos de tus colaboradores no parecen dar el ancho. A medida que tu compañía va creciendo la carga de trabajo aumenta y en lugar de estar a la altura de los golpes, alguien de tu personal se deja acribillar y las obligaciones los superan.
- No tienes forma de explicar ni los buenos ni los malos resultados. Tu equipo puede sentir que está realizando su mayor esfuerzo, pero si no existen las métricas indicadas que te permitan evaluar su desempeño, es muy difícil que se sientan motivados o con actitud de mejorar.
- Tu equipo está cansado. El trabajo se ha vuelto repetitivo. Y se ha vuelto repetitivo porque tu gente no tiene claro hacia dónde van.
- Hay dos o tres personas en tu organización que te causarían un hueco gigantesco si se fueran. Asignar la mayoría de las tareas de la empresa a un par de personas, se convertirá a la larga en un perjuicio, pues cuando alguno de ellos llegue a faltar, nadie más sabrá desempeñar sus tareas. En este sentido, jerarquizar las tareas también es importante.
- Tu personal es incapaz de instalar un sistema. Esto significa que tu gente no puede organizar ni sus tareas ni mucho menos asignar tareas a los demás.
- Tienes varias fuentes de información para lo mismo. Por ejemplo, el departamento de ventas te dice que vendió tal o cuál cantidad, el departamento de finanzas te dice que facturó una cantidad distinta y en marketing te dice que generaron otra. Todos son datos irreconciliables, entonces, en realidad, no tienes la información.
- Todos se mueven de manera instintiva. Al no contar con la organización, las métricas y sobre todo la información adecuada, todos, incluido tú, se mueven por corazonadas.
- Eres el réferi en el ring. Existen peleas entre tus colaboradores ya que nadie está seguro de qué es lo que le corresponde hacer a cada uno.
Organizar a tu quipo siempre es la solución. Recuerda, lo que no suma, resta. Por eso en G2 Consultores hemos desarrollado una estrategia integral que te permitirá escombrar la casa. Nuestras metodologías pueden acercarte a construir las métricas adecuadas para estructura a tu equipo de manera eficiente.