Los básicos financieros y contables que debe saber una startup
Por lo usual, los emprendedores que fundan una startup asumen todos los roles que hacen funcionar una una compañía en etapas tempranas; son los creadores de la tecnología, los vendedores, quienes pitchan a los inversionistas, los de marketing y probablemente funjan también de Recursos Humanos si consideran necesario contratar a alguien; sin embargo, son muchos los factores en los que los emprendedores deben prestar atención y donde no pueden estar jugando un rol tan delicado y serio como el de los asuntos contables y financieros. La contabilidad de un negocio es un aspecto fundamental que requiere ser tratado por verdaderos expertos en el área, ya que tener todo en orden, determinará tu capacidad de acción.
Uno de los errores más comunes que se cometen, justamente es que los founders quieren abarcar todas las áreas funcionales de la compañía incluso ésta; situación que en lugar de generar eficiencias o ahorrar costos, normalmente se vuelve una contingencia porque no se siguieron las practicas contables necesarias y básicas para generar la información financiera; además debes de saber que con el tiempo las malas prácticas se vuelven mucho más complejas; haciendo que prontamente entre el 70% a 80% de las startups se encuentre cambiando de contador buscando una solución mucho más integral.
Aquí surgen varias situaciones, la primera es que cambiar entre contador y contador pueden hacer que el entendimiento de la información financiera se perciba de diferentes formas e incluso pueden registrarla según su criterio, haciendo ver inconsistencias entre lo presentado por uno y otro; por otro lado, considera que los periodos cierran y hay tiempos para presentar declaraciones anuales y que no son retroactivos; en caso de que no los hayas hecho seguramente padecerás las consecuencias fiscales.
A continuación, en G2 Consultores, especialista en estrategias para startups te daremos algunas recomendaciones clave para aprender a llevar un buen manejo de la contabilidad y finanzas para startups:
- Siempre hazte de un experto, no busques resolver los temas contables con alguien de nula experiencia en la materia y menos cuando se trata de una compañía con las especificidades de una startup, aunque aún no tengas operaciones. La recomendación es que, después de que te constituyas, inmediatamente tramites el RFC de la compañía. Esto dará comienzo a las obligaciones fiscales y tienes que hacer tus declaraciones. Considera desde un inicio un presupuesto para contratar a esta figura
- Existen muchas herramientas de sistemas básicos de gestión integral para tener el control de estas operaciones, puede ayudarte a solucionar de manera mucho más sencillas. Toma en cuenta que algunos tienen que cumplir con algunos registros ante el SAT y pide a provedor que se adecue a las necesidades que tiene tu compañía. Hay sistemas que no son nada caros, razón por la cual vale la pena invertir en esto.
- No todo queda en manos del contador, como emprendedor te sugerimos involucrarte en la gestión de la compañía, aprende a interpretar esta información para entender como funciona, los conceptos básicos, la información financiera generada de tus operaciones, te ayudará en un futuro a saber cuáles son los posibles escenarios que puede tener tu startup en un periodo de 6 meses a un año y aprende a prever situaciones sobre temas de flujo, levantamientos de capital, entre algunos otros.
Si no cuentas con un experto, no te preocupes, en G2 Consultores somos especializas en temas financieros y contables para startups y scale ups. No incurras en riesgos que te lleven incluso a la muerte de tu compañía, acércate a nosotros, te podemos ayudar.
Ten listas tus previsiones financieras 2021
Mucho se ha hablado de 2020 y de cómo cambió el panorama para el mundo entero en su totalidad, para las startups no fue diferente, significó una gran lección en cuanto a su negocio, las hizo replantear sus objetivos, las necesidades de sus mercados y entre otras cosas, sus finanzas, ya que e flujo de efectivo se detuvo para muchos. Mientras el panorama siga incierto para muchos, deberás ser cauteloso a la hora de trazar previsiones financieras para el próximo año.
En el estudio realizado por CB Insights de 2020, se destaca que las dos razones más importantes por las que fracasan las compañías son: no atender a las necesidades del mercado y quedarse sin efectivo como los motivos más habituales. Si aunado a ello consideramos que 2021 no será (por lo menos hasta que no tengamos certeza) un año menos complicado que éste, hoy más que nunca deberás estar preparado para contar con una buena planeación financiera.
Recuerda que las previsiones financieras te permiten tener una prospección recomendablemente de tres años (ya que el panorama de las startups cambia constantemente) de la salud financiera de tu compañía, por lo que no deberías de caer en el error de no enfocarte en este análisis y, en caso de no contar con alguien en tu equipo que tenga este perfil financiero, deberías acercarte a un experto.
Será importante que para llevar a cabo tus previsiones financieras deberás tomar en cuenta: 1) la previsión de ingresos y los costos de producción; 2) presupuesto para todos los gastos como salarios, gastos operativos, gastos de activos fijos y 3) Revisa tus números con tu equipo e inversionistas.
Para hacer pronósticos puedes hacerlo de arriba hacia abajo o a la inversa; es decir:
- Un enfoque de arriba hacia abajo se hace desde los niveles superiores, en este caso por los fundadores de las compañías, el CEO, el CFO en caso de que tu estructura y crecimiento te permita contar con alguno. A partir de aquí se proponen los objetivos y las decisiones se bajan al equipo. De esta forma, tienes la responsabilidad de comunicar a tu compañía cuáles serán los KPI’s de específicos en cuanto a ingresos o gastos que deberán lograr.
- Por el contrario, si decides hacerlo de abajo hacia arriba y en este caso ya cuentas con un equipo más grande y con procesos establecidos, tendrás la opción de comenzar por la planificación en cada área, de tal forma que los líderes de equipo establecen las metas, métricas y planes para este siguiente año.
Deberás saber que no hay un enfoque correcto, todo depende de las necesidades de tu compañía, de la etapa en la que te encuentres y de la forma en la que prefieras gestionarlo. En el caso de las startups, por lo general se utiliza un método híbrido donde se involucran todos.
En G2 te recomendamos que previo a ello, tengas sesiones de trabajo con tu equipo y planten las metas que quieren alcanzar el próximo año, prevean todos los factores que les harán analizar el análisis futuro de su compañía, sobre todo en una situación tan incierta como la que acontece. Y no olvides de usar los 3 documentos por excelencia: el estado de resultados, tu cash flow y el balance general.
Si este año fue una situación complicada para tu compañía por la falta de previsión financiera, aunado a la difícil situación provocada por la pandemia, aprende de esta situación y traza una mejor estrategia. Si eres un founder, CFO, o estás relacionado con este análisis financiero, recuerda establecer objetivos, define una visión de a dónde quieres llegar, alinea a tu equipo y ejecuta.
La elaboración de previsiones financieras no es una tarea nada sencilla, para estos efectos si requieres de un experto en el tema, sobre todo cuando se trata de startups. Acércate a un experto, en G2 somos especialistas es trazar análisis financieros para tu compañía, acércate a nosotros.
Aprende a gestionar las finanzas de tu startup en época de crisis
Las startups son compañías que se caracterizan por limitaciones económicas, sobre todo en las primeras etapas. Esta es la razón por la cual se financian por bootstrapping, friends, family & fools, crowdfunding, ángeles inversionistas, incubadoras, aceleradoras o venture capitalist, pero no sólo pueden sobrevivir por contar con una buena fuente de financiamiento. El buen manejo de las finanzas de una startup dependen de muchos factores: el tamaño del músculo financiero, la liquidez, así como realizar una buena previsión marcan la diferencia entre desaparecer o sobrevivir a una crisis como la que estamos viviendo provocada por el COVID-19.
En el mundo estamos viviendo una caída de la producción mundial, producto del cierre de la actividad económica y el quebranto de las cadenas de valor. “El Fondo Monetario Internacional presentó sus pronósticos para los años 2020 y 2021 observando una declive de las economías avanzadas de -6.1% y la caída de las economías emergentes de sólo -1.0 por ciento”.[1] Asimismo, el Banco de México señala una caída del PIB en 2020 que va de -5% al -33%, indicándonos que la caída será la más profunda en los últimos 25 años y que este decrecimiento se mantendrá hasta el primer trimestre de 2021”[2]. Lo más importante de esto es que, sabemos que vamos a tardar de 18 a 24 meses en recuperarnos como estábamos antes de esta crisis. Este dato es muy importante, ya que te ayudará a planear cómo manejar tu startup y hacer stress testing en todo momento.
En este escenario de crisis, se requiere de realizar algunos cuestionamientos: ¿Cuál es la mejor manera de sobrevivir? ¿Cómo lograr la mejor estrategia financiera? ¿Qué medidas se pueden adoptar ante el impacto del COVID-19 para mitigar los riesgos financieros? A corto plazo, lo más importante es resolver la crisis, para lo cual, te damos las siguientes recomendaciones:
Desarrolla escenarios stress test sobre el estado de resultados y el flujo de la empresa a 12 meses: En época de crisis lo más importante no es planear estados de resultados, sino flujo de efectivo, es decir, cuánto dinero va a salir y entrar en los próximos 12 meses. Lo más importante es saber cómo está tu flujo hoy y cuánto tiempo te queda. Planea tu mejor escenario, tu peor escenario y un caso extremo negativo como la previsión de un cierre con cero ingresos (por poner un ejemplo). Cuando plantes los escenarios pesimistas hazte preguntas como: ¿qué pasa si tengo menos clientes? ¿Qué pasa si dejo de adquirir clientes durante tres meses? ¿Qué pasa si los clientes que tengo actualmente representan un ticket menor? ¿Qué pasa si empiezo a perder más clientes? ¿Qué pasa si los clientes retrasan sus pagos? ¿Qué pasa si no recibes inversión? También será importante hacer estimaciones de KPI’s como adquisición y retención de clientes, ticket promedio semanal, para entender la elasticidad de tu demanda con el efecto del COVID-19.
Ajusta el Runaway: Reduce Gastos, estrategias de crecimiento y recursos no necesarios: Si no te alcanza el flujo de efectivo para 12 meses será necesario reducir gastos, prioriza la liquidez vs. Crecimiento para reducir el burn rate, pon en pausa las contrataciones y liquida activos no esenciales.
Otra cosa que puedes hacer muy importante es renegociar con tus proveedores los términos y condiciones. En caso de que no puedas hacerlo, considera cambiar alguno no esencial y que no resulte en una consecuencia negativa para el negocio a mediano o largo plazo. Cuando las medidas que has tomado no han sido suficientes, usa como último recurso la reducción agresiva, redúcete el sueldo, negocia reducción de sueldo con el resto del equipo y en el peor de los casos, si no son suficientes tus medidas, reduce el tamaño de tu equipo, considera a personas que no vas a necesitar en los próximos 3 a 6 meses.
Lleva un control y seguimiento puntual Aunque hayas tomado medidas efectivas como las anteriormente señaladas, pero no le das el seguimiento adecuado no van a funcionar. Te proponemos llevar un flujo de efectivo semanal, diseña controles internos para asegurar los montos mínimos en caja. Enfócate en cuentas vencidas y negocia los tiempos con tus clientes para que paguen por adelantado.
Así como estas recomendaciones, existen muchas otras que te permitirán atender una crisis a corto o mediano plazo para salir avante de ella. Como hemos señalado anteriormente, diseñar buenas estrategias financieras para tu startup te permitirán marcar la diferencia para sobrevivir en un escenario post COVID-19. Si quieres conocer más a detalle sobre estrategias financieras que deberás implementar en tu compañía a corto o mediano plazo, te invitamos a verlas en nuestro webinar “Aprende a gestionar las finanzas de tu startup en época de crisis”.
La implementación de una estrategia financiera no es nada sencillo, requiere de contar con un experto en la materia y que, además, cuente con un conocimiento amplio en cómo operan las startups. Somos G2 Consultores, una firma de consultoría especialistas en trabajar para startups y scale ups. ¿No sabes cómo implementar estrategias financieras en tu negocio en época de crisis? Te sugerimos acompañarte de un experto. Ven, acércate a nosotros, somos la startup que apoya startups. ¡Nosotros te podemos ayudar!